Digitalisierung der Verwaltung

Zusammenfassung

Bund und Länder sind durch das Onlinezugangsgesetz zur Digitalisierung ihrer Verwaltungsleistungen verpflichtet. Gleichzeitig fehlen laut Bitkom aktuell 109.000 IT-Fachkräfte in der deutschen Wirtschaft. 85 Prozent der Unternehmen beklagen einen Mangel, nur 4 Prozent erwarten eine Entspannung der Lage. Dieser Report zeigt, worauf Behörden bei der Tool-Auswahl achten sollten und warum die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise-Deployment so zentral ist.

Die gesetzliche Grundlage: Onlinezugangsgesetz

Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen über digitale Zugänge bereitzustellen. Das umfasst sowohl die Schnittstelle zu Bürgerinnen und Bürgern als auch die interne Bearbeitung in den Behörden.

Für Behörden bedeutet das konkret: Dokumentenprozesse müssen digital, nachvollziehbar und datenschutzkonform umgesetzt werden. Diese Anforderung gilt unabhängig von der Größe der Organisation und auch dann, wenn die eigene IT-Abteilung an Kapazitätsgrenzen stößt.

Der Engpass bei den IT-Fachkräften

Laut der aktuellen Bitkom-Studie 2025 zum Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte fehlen in der deutschen Wirtschaft rund 109.000 IT-Fachkräfte. Grundlage der Studie ist eine repräsentative Befragung von 855 Unternehmen ab drei Beschäftigten, durchgeführt zwischen Kalenderwoche 20 und 27 des Jahres 2025.

85 Prozent der befragten Unternehmen beklagen einen Mangel an IT-Fachkräften. 79 Prozent erwarten, dass sich der Mangel weiter verschärft. Nur 4 Prozent rechnen mit einer Entspannung, und gerade einmal 10 Prozent beurteilen das aktuelle Angebot als ausreichend.

Zum Vergleich: Im Dezember 2023 lag die Zahl der unbesetzten IT-Stellen laut Bitkom noch bei 149.000. Der Rückgang auf aktuell 109.000 ist nicht auf eine Entspannung des Arbeitsmarkts zurückzuführen, sondern laut Bitkom auf konjunkturelle Zurückhaltung und Stellenabbau in manchen Unternehmen.

Die Cloud-versus-On-Premise-Entscheidung

Bei Behörden und öffentlichen Einrichtungen ist die Entscheidung zwischen Cloud und On-Premise-Deployment besonders relevant. Drei Faktoren sind dabei zentral.

Faktor 1: Datenhoheit

Behördendaten unterliegen besonderen Schutzpflichten. On-Premise-Lösungen bieten maximale Kontrolle, denn die Daten bleiben im eigenen Rechenzentrum, es sind keine ausgehenden Verbindungen zum Anbieter erforderlich, und Risiken durch den US CLOUD Act entfallen, weil keine US-Infrastruktur im Spiel ist.

Faktor 2: BSI IT-Grundschutz

Das BSI IT-Grundschutz-Kompendium des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik ist der etablierte Standard für Behörden-IT-Sicherheit. Software für den Behördeneinsatz sollte konkret bestimmte Anforderungen erfüllen. Dazu gehört eine BSI-Grundschutz-konforme Installation, eine Verschlüsselung nach aktuellen Standards wie TLS 1.3 und AES-256-GCM, ein Audit-Logging auf kryptographischer Basis sowie eine vollständige DSGVO-Dokumentation gemäß Artikel 15 und 30.

Faktor 3: Vergaberecht und eVergabe

Kommunale IT-Beschaffung unterliegt strengen Vergaberegeln. Einkäufe über bestimmten Wertgrenzen erfordern formelle Verfahren, größere Vorhaben eine öffentliche Ausschreibung über Plattformen wie eVergabe. Anbieter müssen daher bereits vorab alle relevanten Zertifikate und Dokumentationen bereitstellen.

Eine niedrigschwellige Möglichkeit, außerhalb förmlicher Ausschreibungen zu starten, sind Pilotphasen. Diese werden als Erprobung ausgestaltet und können später in eine reguläre Beschaffung überführt werden.

Der europäische Kontext: Souveränität wird gestärkt

Ein Trend verstärkt die Nachfrage nach datensouveränen Lösungen. Am 27. März 2026 wurde in Berlin das Projekt Euro-Office vorgestellt, eine Open-Source-Alternative zu Microsoft Office, basierend auf einem Fork des OnlyOffice-Codes. An der Initiative beteiligt sind nach offiziellen Angaben von Nextcloud unter anderem IONOS, Nextcloud, Eurostack, XWiki, OpenProject, Soverin, Abilian und BTactic. Weitere Berichterstattung wie die Netzwoche und Computerworld nennt zusätzlich Proton als Beteiligten. Eine Tech-Preview ist bereits auf GitHub verfügbar, die erste stabile Version ist für Sommer 2026 geplant.

Für Behörden ist dieser Trend relevant, weil die Entscheidung für datensouveräne Lösungen politisch zunehmend gestützt wird.

Was Behörden bei der Tool-Auswahl prüfen sollten

Für Kommunen, Ämter und öffentliche Einrichtungen ergeben sich aus dem Obigen folgende konkrete Fragen.

• •Gibt es eine On-Premise-Option für kritische Dokumentenprozesse?
• •Ist die Software BSI-Grundschutz-konform installierbar?
• •Ist sie EU AI Act-konform?
• •Bietet der Anbieter Pilotphasen für den vergaberechtlichen Einstieg?

Weitere wichtige Fragen betreffen die Anbindung.

• •Gibt es Anknüpfungspunkte bei etablierten kommunalen IT-Dienstleistern wie Dataport, AKDB, ekom21 oder ITDZ Berlin?
• •Kann der Anbieter die vollständige DSGVO-Dokumentation gemäß Artikel 15 und 30 liefern?

FlowOffice im Kontext

FlowOffice ist in zwei Varianten verfügbar, als Cloud-Lösung und als On-Premise-Docker-Deployment. Für Behörden ist insbesondere die On-Premise-Version relevant, weil sie die Anforderungen an Datensouveränität vollständig erfüllt.

Für Gemeinden und Ämter bietet FlowOffice eine 3-monatige kostenlose Pilotphase. Die Preise für die On-Premise-Version liegen bei 249 Euro monatlich für Starter, 599 Euro für Professional und 999 Euro für Enterprise, jeweils als Flat-Rate pro Organisation ohne Pro-Kopf-Kosten.

Quellen

1. 1.Bitkom e.V.: In Deutschland fehlen weiterhin mehr als 100.000 IT-Fachkräfte. Presseinformation vom 7. August 2025. Grundlage: Bitkom-Studie Der Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte 2025, repräsentative Befragung von 855 Unternehmen ab 3 Beschäftigten, durchgeführt in Kalenderwoche 20 bis 27 des Jahres 2025. Verfügbar unter: bitkom.org/Presse/Presseinformation/Deutschland-fehlen-IT-Fachkraefte
2. 2.Bitkom Research: Der Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte, Studienbericht 2025, veröffentlicht im Januar 2026. Verfügbar unter: bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Der-Arbeitsmarkt-fuer-IT-Fachkraefte
3. 3.Bundesministerium des Innern (BMI): Onlinezugangsgesetz (OZG), Rechtsgrundlagen und Umsetzungsstand. Verfügbar unter: bmi.bund.de
4. 4.Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI): IT-Grundschutz-Kompendium, fortlaufend aktualisiert. Verfügbar unter: bsi.bund.de
5. 5.Nextcloud Pressemitteilung vom 27. März 2026: Euro-Office, European industry initiative launches office suite. Verfügbar unter: nextcloud.com/blog/press_releases/industry-initiative-launches-euro-office-as-true-sovereign-office-suite
6. 6.Netzwoche: Europäische Tech-Koalition startet Open-Source-Alternative zu Microsoft Office, veröffentlicht am 7. April 2026.
7. 7.Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln): Fachkräftelücke in Deutschland, jährliche Analyse. Verfügbar unter: iwkoeln.de